Uutiset

Onko dokumentointi pakollinen paha vai onko siitä hyötyä?

22.09.2016


Hannele Ranta

Dokumentoinnin voi tehdä hyvin tai huonosti. Kun se on hoidettu järjestelmällisesti, projektissa tehdyt työt voidaan jäljittää joka suuntaan. Silloin dokumentoinnin hyödyt ovat kullan arvoisia.

Ihmisen muisti on lyhyt, mutta dokumentoitujen työvaiheiden avulla voidaan palauttaa mieleen, miksi jokin työ tehtiin näin eikä noin. Isossa projektissa muistettavaa on erittäin paljon.

”Missä kulmassa peltilevy pitää taivuttaa, jotta tuote mahtuu kulkemaan radalla? Tai miksi ohjelmistosuunnittelussa päädyttiin tiettyyn ohjelmanpätkään? Ja niin edelleen. Dokumentoinnissa siis kirjataan ylös kaikki oleelliset työvaiheet. Tiedoista on apua projektin läpiviemisessä, mutta myös myöhemmin esimerkiksi huollossa sekä koneiden ja laitteiden modernisoinneissa”, neuvoo automaatioasiantuntija Hannele Ranta Servicepointilta.

Dokumentoinnin arvoa voidaan siis mitata aika- ja kustannussäästöinä. Etuna on myös, että tehtyä työtä voi jatkaa dokumentoinnin ansiosta kuka tahansa, kun toteutus ei ole riippuvainen yhden tai muutaman tekijän osaamisesta.

”Huonosti dokumentoitu työ on kuin kompastuskivi, joka voi hidastaa projektia. Hyvin dokumentoitu työ puolestaan nostaa toimitetun tuotteen kokonaislaatua”, kertoo Ranta.

Käyttäjän työtä helpottavia ohjeita

Dokumentoinnilla varmennetaan myös perusteet tuotteiden CE-merkinnälle. Työn laatu varmennetaan noudattamalla muun muassa yleisimpiä tila-, kone-, turvalaite- ja robottistandardeja.

”Mikäli myös asiakas määrittää projektille standardeja, myös niitä pitää noudattaa”, Ranta kertoo.

Monet mieltävät dokumentoinnin lähinnä käyttö- ja huolto-ohjeiden teoksi. Toki sekin on tärkeä osa dokumentointityötä. Myös siinä laadun tunnistaa.

”Harmillisen usein ohjeiden teossa on unohdettu käyttäjälähtöisyys. Ei riitä, että esimerkiksi koneen käyttäjäpaneelin toiminnot on kuvattu vain muutamalla kuvalla. Monimutkainen pitää tehdä yksinkertaiseksi ja yksinkertainenkin on selitettävä auki. Etenkin hyvät, havainnollistavat ohjeet virhetilanteisiin ovat tärkeitä. Mukana voi olla myös vaikkapa tarkistuslistoja”, neuvoo Ranta.

”Myös oikeiden termien johdonmukainen käyttö vaikuttaa ohjeiden käytettävyyteen. Termeistä olisikin hyvä sopia heti projektin alussa, sillä pahimmillaan ristiriitaisten termien käyttö voi jopa sotkea suunnittelutyötä”, Ranta vinkkaa.

Validoinnilla varmistetaan turvallisuus

Ranta kertoo, että Servicepoint on hionut dokumentointiprosessinsa timantiksi, sillä asiakaskunnasta etenkin lääketeollisuuden toiminnot ovat erittäin säädeltyjä ja asiakkaiden käyttäjävaatimukset siksi hyvin tarkkoja. Ranta on esimerkiksi laatinut Servicepointin eri tiimien käyttöön dokumenttipohjat, joilla voidaan helposti raportoida ja tallentaa tarvittavia tietoja. Dokumentoinnissa pyritään järjestelmällisyyteen, minkä toteutumista Ranta seuraa ja ohjaa tarvittaessa.

”Usein draft-versio kiertää asiakkaalla ja he tutkivat huolella, onko esimerkiksi käyttöohjeessa selitetty auki kaikki tarvittavat tilanteet. He varmistavat, että olemme dokumentoineet asioita riittävästi, sillä dokumenteista täytyy olla heille hyötyä käyttötilanteessa.
Lääketeollisuuden projekteihin kuuluu aina myös validointi, jolla varmistetaan, ettei laite tai prosessi aiheuta vaaraa tuotannon työntekijälle, valmistettavalle tuotteelle tai sen kautta tuotteen käyttäjälle. Asiakas itse vastaa validointiprosessistaan ja viranomaismääräysten täyttymisestä. Servicepoint voi edistää raskasta validointiprosessia toimittamalla tarvittavat verifiointidokumentit, jotka vahvistavat, että toimitettu laite täyttää kaikki asiakkaan vaatimukset.”

www.servicepoint.fi

Iiro Jantunen
TkT, Teknologiajohtaja
Servicepoint Oy
iiro.jantunen@servicepoint.fi
+358 44 7868 215